نقش سیستم‌های مدیریت سازمانی در توسعه پایدار کسب‌وکارها

اهداف حسابرسی بهمن 2, 1403

از بین بردن سیلوهای اطلاعاتی و یکپارچگی دادهها

یکی از مخربترین عارضهها در سازمانهای درحال توسعه، شکلگیری «سیلوهای اطلاعاتی» است. در ساختار جزیرهای، هر واحد سازمانی اطلاعات را نزد خود نگه میدارد و تصویر کلی کسبوکار از دسترس مدیران خارج میشود:

بخش بازاریابی سرنخها را جذب میکند، اما تیم فروش اطلاعات دقیقی از منشا و کیفیت سرنخها ندارد.

تیم مالی محاسبات خود را براساس اسناد وصولشده انجام میدهد، درحالیکه واحد خدمات پس از فروش درگیر تعهداتی است که هزینههای سربار پنهان ایجاد میکنند.

مدیریت ارشد برای دریافت یک گزارش تلفیقی از سودآوری پروژهها باید روزها منتظر آمادهسازی گزارشهای دستی بماند؛ گزارشهایی که اغلب تا زمان رسیدن به میز تصمیمگیری، اعتبار زمانی خود را از دست دادهاند.

سیستمهای مدیریت یکپارچه، جریان یکدست و بیوقفهای از دادهها را در سراسر شرکت پدید میآورند. هنگامی که یک پرونده فروش بسته میشود، اطلاعات آن بیدرنگ به سیستم صدور فاکتور، انبارداری و برنامهریزی خدمات منتقل میگردد. این تمرکز اطلاعاتی باعث میشود تمام مدیران به دادههای واقعی دسترسی داشته باشند و شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) را براساس آمار لحظهای و قابل سنجش پایش کنند، نه حدس و گمانهای تجربی.

بخش قابلتوجهی از انرژی سازمانها صرف چرخش دستی اسناد و پیگیری کارهای روزمره میشود. در یک محیط فاقد اتوماسیون، صدور یک درخواست خرید ساده یا تایید یک دستور پرداخت مالی ممکن است روزها در کارتابل سنتی افراد مختلف معطل بماند؛ وضعیتی که با فراموش شدن ایمیلها یا مرخصی رفتن یک کارشناس به توقف کامل پروژه میانجامد.

پیادهسازی ماژولهای اتوماسیون فرایندهای کسبوکار (BPMS) مسیر گردش اسناد را بهصورت خودکار مدیریت میکند:

تخصیص هوشمند وظایف

فرمها و درخواستها به محض ثبت براساس منطق از پیش تعیینشده به کارشناس مربوطه ارجاع داده میشوند.

پایش سقف زمانی (SLA)

در صورت تاخیر در بررسی، سامانه بهطور خودکار به سرپرست واحد هشدار داده یا پرونده را به مرحله بعد منتقل میکند.

حذف خطای ورود داده

بهجای رونویسی مکرر ارقام از یک جدول به جدولی دیگر، دادهها تنها یکبار ثبت شده و در تمامی مراحل بعدی فراخوانی میشوند.

این سطح از اتوماسیون فرایندهای سازمانی، ضریب خطای انسانی را به صفر نزدیک میکند، اصطکاک بین واحدها را از بین میبرد و پرسنل کلیدی را از انجام کارهای خستهکننده و تکراری آزاد میسازد تا تمرکز خود را بر بهبود کیفیت خدمترسانی و ارتقای بهرهوری سازمانی معطوف کنند.

بررسی کلیدیترین نرمافزارهای مدیریت سازمانی

برای پاسخگویی به پیچیدگیهای عملیاتی، نرمافزارهای گوناگونی در لایههای مختلف سازمان بهکار گرفته میشوند. شناخت تفاوت کارکردی و نقطه قوت هر یک از این سیستمها، اولینگام در انتخاب ابزار مناسب است.

سیستمهای ERP و CRM (مدیریت منابع و مشتریان)

دو ستون اصلی در مدیریت بنگاههای مدرن، سامانههای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) و سیستمهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) هستند:

سامانههای ERP

این نرمافزارهای هسته مرکزی مدیریت منابع داخلی را شکل میدهند. یکپارچهسازی فرایندهای حسابداری صنعتی، مدیریت داراییهای ثابت، زنجیره تامین، خرید، انبارداری و منابع انسانی، همگی در قلمرو ERP قرار دارند. با بهرهگیری از ERP، سازمان قادر است هزینههای تمامشده کالا یا خدمات را با دقتی بالا محاسبه کند و تراز عملیاتی خود را بهبود ببخشد.

سامانههای CRM

در نقطه مقابل، تمرکز CRM بر مدیریت بهینه ارتباطات بیرونی است. این ابزار وظیفه پایش سفر مشتری از مرحله سرنخ اولیه، هدایت مذاکرات در قیف فروش و ثبت تاریخچه پشتیبانی را برعهده دارد. همگرایی CRM با ساختارهای داخلی، امکان شخصیسازی پیشنهادات و به حداکثر رساندن ارزش طول عمر مشتری (CLV) را فراهم میآورد.

هماهنگی ساختاریافته میان دادههای ERP و CRM سبب میشود وعدههایی که تیم فروش به مشتریان میدهد، دقیقا منطبق بر ظرفیتهای تولیدی و توان زنجیره تامین شرکت باشد؛ موضوعی که از بدقولیها و خدشهدار شدن اعتبار تجاری سازمان جلوگیری میکند.

سیستمهای مدیریت خدمات IT و زیرساخت (ITSM)

با گسترش اندازه سازمان، فناوری اطلاعات دیگر صرفا یک واحد پشتیبان ساده نیست، بلکه به ستون فقرات ارائه خدمات تجاری بدل میشود. از کار افتادن شبکه داخلی، کندی سرورها یا ثبت بینظم درخواستهای سختافزاری و نرمافزاری میتواند کل خطوط تولید یا خدماترسانی به مشتریان را فلج کند.

در این لایه، بهکارگیری سیستمهای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) منطبق بر چارچوب بینالمللی ITIL اهمیت راهبردی پیدا میکند. نرمافزار ITSM بستری فراهم میآورد تا مدیریت رخدادها، مشکلات و تغییرات زیرساختی با بالاترین انضباط پایش شوند.

نرم افزار های مناسب کسب و کار خود را را از کجا تهیه کنیم؟

سازمانها برای دستیابی به توسعه یکپارچه، نیازمند پلتفرمهایی هستند که هم در لایه مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) چابک عمل کنند و هم پایداری زیرساختهای فناوری اطلاعات (ITSM) را تضمین نمایند. برای سازماندهی داراییهای سختافزاری و استقرار سرویس دسک پیشرفته منطبق بر استانداردهای جهانی نظیر چارچوب ITIL یا شاخصهای کیفی موسسات ارزیابی چون گارتنر (Gartner)، و همچنین مکانیزه کردن فرایندهای فروش و پشتیبانی، میتوان از پلتفرمهای تخصصی داخلی نظیر راهکارهای یکپارچه داناپرداز به آدرس https://danapardaz.com بهره گرفت. این ترکیب قدرتمند از نرمافزارهای سازمانی تضمین میکند که پایداری سرویسهای IT و کیفیت تجربه مشتریان، در مسیر روند رشد سازمان دچار اختلال نشود.

چالشهای استقرار سیستمهای سازمانی و راهکارهای غلبه بر آنها

استقرار سامانههای مدیریت منابع و فرایندها، تغییری بنیادین در رفتار سازمانی است و پروژههای آن همواره با مقاومتها و ریسکهای اجرایی همراه هستند. شناخت این موانع، احتمال شکست پروژه را به میزان قابل توجهی کاهش میدهد.

مدیریت تغییر و مقاومت کارکنان

بزرگترین مانع در استقرار موفق یک پلتفرم نرمافزاری، اغلب مسائل فنی نیست، بلکه مقاومت پرسنل در برابر تغییر عادتها است. کارشناسانی که سالها از ابزارهای ابتدایی یا روشهای سنتی استفاده کردهاند، ممکن است استقرار سیستمهای نوین را به چشم ابزار نظارتی سختگیرانه یا عامل پیچیدگی وظایف روزمره خود ببینند.

برای پیشگیری از این اصطکاک، مدیران اجرایی باید پیش از انتخاب نهایی نرمافزار، رویکرد «مدیریت تغییر» را بهکار ببندند:

توجیه ارزش برای کاربر نهایی

کارکنان باید بهطور ملموس درک کنند که سامانه جدید چگونه از بار کارهای تکراری آنها میکاهد و فرایندهای خستهکننده روزانه را کوتاه میکند.

مشارکت دادن بدنه سازمان در فاز طراحی

دریافت نظرات کارشناسان خط مقدم در تدوین فرمها و گردشکارها، حس تعلق و همراهی آنها را تقویت میکند.

برگزاری دورههای آموزشی مستمر

انتقال درست دانش کار با سامانه مانع از سردرگمی پرسنل در هفتههای نخست راهاندازی میشود.

هزینههای اولیه و تدوین استراتژی پیادهسازی گامبهگام

پیادهسازی یکپارچه و ناگهانی تمام سیستمها در بسیاری از کسبوکارهای متوسط با شکست یا کسری بودجه مواجه میشود. هزینههای تهیه نرمافزار، استقرار سرورها و بازطراحی فرایندها ممکن است جریان نقدینگی شرکت را در کوتاهمدت تحت فشار قرار دهد.

برای کاهش ریسک سرمایهگذاری، اجرای گامبهگام و مبتنی بر اولویت، توصیه میشود این نکات را در نظر بگیرید:

عارضهیابی و ارزیابی گلوگاهها

ابتدا حوزهای از سازمان شناسایی شود که بیشترین اتلاف هزینه یا ریزش مشتری در آن رخ میدهد (مثلا واحد پشتیبانی مشتریان یا انبارداری).

استقرار فاز پایلوت

سامانه مدیریت سازمانی ابتدا در همان واحد بهصورت آزمایشی مستقر شده و بازخوردها تحلیل گردد.

گسترش تدریجی به سایر واحدها

پس از تثبیت اولین فاز و مشاهده بازگشت سرمایه اولیه، سیستم به لایههای دیگر سازمان توسعه داده شود.

این شیوه فازبندیشده، فشار مالی را مدیریت کرده و به ساختار سازمانی اجازه میدهد با سرعت مناسب، فرهنگ سازمانی مبتنی بر داده را هضم و نهادینه کند.

انضباط فرایندی؛ سرمایهگذاری استراتژیک برای توسعه پایدار

مقیاسپذیری و رشد اقتصادی یک سازمان، بدون مهندسی دقیق فرایندها و ابزارهای پشتیبان، به ایجاد هرجومرج و اتلاف منابع منجر خواهد شد. در بازار رقابتی و متغیر فعلی، اتکا به روشهای سنتی پاسخگوی شتاب بالای تحولات نیست. پیادهسازی سیستمهای مدیریت سازمانی فراتر از یک تغییر زیرساختی یا هزینه جانبی، یک تصمیم راهبردی برای حفظ تابآوری و خلق مزیت رقابتی پایدار است. کسبوکارهایی که شجاعت کنار گذاشتن شیوههای ناکارآمد را داشته باشند و فرایندهای خود را بر بستری شفاف، قابل رصد و مکانیزه بنا کنند، پیشتازان قطعی بازار در فازهای رشد و توسعه خواهند بود.

کپی لینک لینک کپی شد